งานมีความเร่งด่วนเกินกว่าที่จะสามารถวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
งานด่วนเป็นสิ่งที่ทุกคนต้องเจอ แต่เมื่อ “ด่วนเกินไปจนไม่มีเวลาวางแผน” กลายเป็นเรื่องปกติในแต่ละวัน ความรู้สึกเหมือนต้องวิ่งตามงานตลอดเวลา จะเริ่มกัดกินพลังใจ ความคิดสร้างสรรค์ และความสามารถในการจัดลำดับความสำคัญอย่างเป็นระบบ
ความเร่งด่วนที่ต่อเนื่อง คือสัญญาณของระบบที่ไม่มีพื้นที่ให้วางแผน
ตัวอย่างของสถานการณ์นี้ได้แก่:
- ได้รับมอบหมายงานแบบ “เดี๋ยวนี้” อยู่เป็นประจำ โดยไม่มีบริบทหรือข้อมูลเพียงพอ
- ไม่มีเวลาวิเคราะห์ แก้ไข หรือทบทวนสิ่งที่ทำ เพราะต้องรีบส่งงานถัดไป
- แผนงานเดิมถูกแทรกแซงตลอดเวลา จนทำให้เสียสมาธิและเสียโฟกัส
- หัวหน้าหรือฝ่ายที่เกี่ยวข้องให้ความสำคัญกับ “เร็ว” มากกว่า “แม่นยำ” หรือ “รอบคอบ”
เมื่อคุณรู้สึกว่าไม่มีเวลาจะหายใจ ความผิดพลาดก็มักตามมา
ผลกระทบจากความเร่งด่วนเกินไป ได้แก่:
- คุณภาพของงานลดลง เพราะไม่มีเวลาทบทวน
- พนักงานรู้สึกเครียดและไม่มั่นใจในผลงานที่ส่งไป
- ทีมขาดทักษะการเรียนรู้จากประสบการณ์ เพราะทำเสร็จแล้วก็ต้องรีบทำอันใหม่ทันที
- เกิดวัฒนธรรม “ตามน้ำ” ไม่กล้าตั้งคำถามหรือปรับกระบวนการทำงาน
แนวทางรับมือ: บริหารพลังงาน และวาง “กรอบเล็กๆ” ที่พอเป็นไปได้
ถึงแม้จะหลีกเลี่ยงงานด่วนไม่ได้ แต่วิธีรับมือที่ดีสามารถช่วยลดผลกระทบได้:
- วางกรอบเวลาขั้นต่ำ เช่น ขอเวลา 15 นาทีเพื่อทำความเข้าใจโจทย์ก่อนเริ่มงาน
- ใช้ Checklist สั้นๆ เพื่อให้มั่นใจว่าสิ่งจำเป็นไม่หลุดออกจากงาน แม้จะต้องรีบ
- สื่อสารอย่างตรงไปตรงมาว่า “ระยะเวลานี้อาจส่งผลต่อคุณภาพ” หากสถานการณ์จำเป็น
- รวบรวมข้อมูลหลังส่งงานเสร็จ เช่น สิ่งที่น่าจะทำให้ดีขึ้น เพื่อนำไปปรับใช้ในอนาคต
งานด่วนไม่จำเป็นต้องแปลว่า “งานลวก” ถ้าเราวางระบบคิดไว้แม้ในช่วงเวลาสั้น
คุณสามารถมีพื้นที่คิด แม้จะมีเวลาน้อย
การเตรียมใจ เตรียมเครื่องมือ และเตรียมวิธีสื่อสารล่วงหน้า คือกุญแจสำคัญที่ทำให้งานด่วนไม่กลายเป็นงานเสีย และทำให้คุณไม่เสียศักยภาพเพราะความเร่งรีบ
หากคุณรู้สึกว่า กำลังจมอยู่กับงานด่วน ลองหยุดสั้นๆ เพื่อทบทวนว่า คุณจะสามารถสร้าง “เวลาคิด” แม้เพียงเล็กน้อย ได้จากตรงไหน แล้วเริ่มต้นเล็กๆ จากตรงนั้น