งานต้องประสานหลายฝ่ายแต่ไม่มีระบบสนับสนุนที่ชัดเจน
การประสานงานกับหลายฝ่ายเป็นสิ่งที่พบได้บ่อยในหลายองค์กร โดยเฉพาะในโปรเจกต์ที่เกี่ยวข้องกับหลายแผนกหรือมีหลายเจ้าของร่วม แต่ในหลายกรณี “ไม่มีระบบหรือเครื่องมือที่รองรับ” ทำให้การสื่อสารเป็นแบบกระจัดกระจาย ข้อมูลไม่ตรงกัน หรือไม่มีใครรับผิดชอบชัดเจน
เมื่อไม่มีระบบช่วยประสาน ความรับผิดชอบจึงลอยกลางอากาศ
ลักษณะของปัญหาที่พบบ่อย:
- ไม่มีแพลตฟอร์มกลางในการติดตามงานหรือแบ่งปันข้อมูล
- ไม่รู้ว่าใครเป็นผู้ตัดสินใจ หรือใครเป็นเจ้าของแต่ละส่วนของงาน
- ใช้ช่องทางสื่อสารหลากหลายเกินไป เช่น บางคนใช้ LINE บางคนใช้อีเมล บางคนบอกปากเปล่า
- ไม่มีใครกำหนดเวลา ประเด็น หรือการติดตามอย่างเป็นระบบ
ผลกระทบอาจทำให้ทั้งคนและงานอ่อนล้าไปพร้อมกัน
หากปล่อยให้ปัญหานี้เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง อาจนำไปสู่:
- ความเข้าใจคลาดเคลื่อน ส่งผลให้งานผิดทิศผิดทาง
- ความล่าช้า เพราะไม่มีใครรับผิดชอบติดตามความคืบหน้า
- การโทษกันไปมาเมื่องานมีปัญหา เพราะไม่มีบันทึกหรือข้อตกลงที่ชัดเจน
- ความเครียดสะสมจากการต้อง “ตามงาน” โดยไม่รู้ว่าจะเริ่มจากตรงไหน
แนวทางรับมือ: สร้างระบบย่อยของตนเอง และช่วยกำหนดกรอบการประสานงาน
แม้ไม่มีระบบกลางอย่างเป็นทางการ คุณสามารถเริ่มได้จากสิ่งที่ควบคุมได้:
- สร้าง Template ติดตามงาน เช่น Checklist หรือ Timeline ใน Google Sheets / Trello / Notion
- สรุปการประชุมหรือการประสานงานในแต่ละรอบ พร้อมกำหนด Action Owner และ Deadline อย่างชัดเจน
- เสนอแนวทางหรือเครื่องมือกลางให้ทีมทดลองใช้ร่วมกัน
- ฝึกทักษะการสื่อสารที่ชัดเจน เช่น การ Reconfirm, การย้ำจุดสำคัญ และการ Follow up แบบสุภาพ
การเริ่มต้นด้วยระบบย่อยเล็ก ๆ จะค่อย ๆ เปลี่ยนให้ทีมทำงานได้มีประสิทธิภาพขึ้น แม้ยังไม่มีระบบอย่างเป็นทางการ
คุณไม่จำเป็นต้องเป็นหัวหน้า จึงจะริเริ่มระบบที่ดีได้
บทบาทของผู้ริเริ่ม ระบบเล็ก ๆ ที่ช่วยประสานงานให้ราบรื่น อาจดูเล็กน้อยในตอนแรก แต่จะสร้างความเปลี่ยนแปลงได้จริงในระยะยาว
หากคุณกำลังรู้สึกว่า ต้องประสานงานกับหลายฝ่ายอย่างโดดเดี่ยว ลองเริ่มจากการจัดระเบียบเล็ก ๆ ที่คุณควบคุมได้ แล้วใช้การสื่อสารที่มีโครงสร้างเพื่อเปลี่ยนความวุ่นวายให้เป็นความร่วมมือ