งานต้องดำเนินภายใต้กฎระเบียบหรือขั้นตอนที่ล่าช้าหรือยุ่งยาก

ขั้นตอนหรือระเบียบที่ซับซ้อนเป็นหนึ่งในสิ่งที่ทำให้คนทำงานรู้สึกเหนื่อยล้า แม้งานที่ต้องทำจริง ๆ จะไม่ยากนัก แต่กลับต้องผ่านขั้นตอนอนุมัติหลายชั้น ต้องกรอกเอกสารหลายแบบ หรือใช้ระบบที่ใช้เวลานานเกินจำเป็น สิ่งเหล่านี้อาจไม่ได้เกิดจากใครโดยตรง แต่สะท้อนถึงระบบงานที่ “ไม่ได้ออกแบบมาให้สอดคล้องกับความเป็นจริง”

เมื่อระบบงานไม่ยืดหยุ่น งานก็สูญเสียจังหวะที่ควรจะมี

ลักษณะของปัญหาที่พบได้บ่อย เช่น:

ต้องรอการอนุมัติจากหลายฝ่ายก่อนดำเนินการขั้นต่อไป
ใช้แบบฟอร์มหรือระบบที่ออกแบบมาไม่ครอบคลุมงานจริง ทำให้ต้องใช้ “ทางเบี่ยง” หรือวิธีแก้เฉพาะหน้า
ไม่สามารถตัดสินใจเองได้แม้เป็นเรื่องเล็ก ๆ จนเสียเวลา
ไม่มีช่องทางให้เสนอปรับปรุงกระบวนการที่ไม่สอดคล้องกับความเปลี่ยนแปลง

หากไม่มีการปรับเปลี่ยน อาจทำให้พนักงานรู้สึกหมดไฟและไม่อยากคิดนอกกรอบ

ผลกระทบที่ตามมามักรวมถึง:

รู้สึกว่างานไม่คุ้มค่าแรง เพราะเสียเวลาไปกับขั้นตอนมากกว่าผลลัพธ์
ลดทอนความคิดสร้างสรรค์ เพราะต้องทำตามรูปแบบที่กำหนดไว้ตลอดเวลา
เกิดความรู้สึก “หมดแรงจูงใจ” โดยไม่รู้ตัว
องค์กรเสียโอกาสในการพัฒนา เนื่องจากไม่มีระบบที่รับฟังข้อเสนอใหม่

แนวทางรับมือ: ทำความเข้าใจโครงสร้างเดิม พร้อมสื่อสารเชิงแก้ปัญหา

แม้คุณอาจไม่สามารถเปลี่ยนระบบได้ทันที แต่สามารถใช้แนวทางเหล่านี้เพื่อทำให้งานไหลลื่นขึ้น:

ทำความเข้าใจเหตุผลเบื้องหลังของแต่ละขั้นตอน เช่น ความปลอดภัย ความถูกต้อง หรือการปฏิบัติตามข้อบังคับ
ตั้ง Checklist หรือ Flowchart เพื่อช่วยให้ทีมทำตามขั้นตอนได้ง่ายและเร็วขึ้น
จดปัญหาที่เจอเป็นระบบ พร้อมแนบหลักฐานหรือผลกระทบ เพื่อเสนอปรับปรุงในจังหวะที่เหมาะสม
มองหา “พื้นที่เล็ก ๆ” ที่สามารถปรับให้ยืดหยุ่นขึ้นได้โดยไม่ขัดต่อนโยบาย

การสื่อสารอย่างเคารพต่อโครงสร้างเดิม ขณะเดียวกันก็เสนอทางออกอย่างสร้างสรรค์ จะช่วยให้การเปลี่ยนแปลงมีแนวโน้มเกิดขึ้นจริง

ระบบอาจไม่เปลี่ยนทันที แต่คุณสามารถเปลี่ยนวิธีรับมือได้

อย่าปล่อยให้ความซับซ้อนทำให้คุณลืมเป้าหมายของงาน หากคุณสามารถรักษาแรงใจและเสนอทางออกด้วยความเข้าใจ คุณจะกลายเป็นคนที่องค์กรให้ความไว้วางใจในการเปลี่ยนแปลง

หากคุณกำลังรู้สึกว่า ระบบและขั้นตอนทำให้งานล่าช้า ลองเริ่มจากการสังเกต ทำความเข้าใจ และค่อย ๆ เสนอแนวทางที่เป็นประโยชน์ คุณอาจเป็นคนที่ช่วยให้ระบบดีขึ้นได้จริง