งานต้องใช้ทักษะการสื่อสารในการจัดการกับหลายภาคส่วนที่มีมุมมองต่างกัน
การสื่อสารกับหลายฝ่ายเป็นสิ่งที่เกิดขึ้นแทบทุกวันในงานยุคใหม่ โดยเฉพาะเมื่อโปรเจกต์หนึ่งเกี่ยวข้องกับคนจากหลากหลายแผนก หลากหลายมุมมอง และแต่ละคนก็มีเป้าหมายหรือลำดับความสำคัญที่ต่างกันอย่างสิ้นเชิง ทำให้การประสานงานกลายเป็นเรื่องซับซ้อน ไม่ใช่เพราะเนื้องานยาก แต่เพราะการ “พูดให้เข้าใจตรงกัน” เป็นเรื่องที่ยากยิ่งกว่า
มุมมองที่ต่างกันไม่ใช่ปัญหา แต่การไม่เข้าใจกันต่างหากที่เป็น
ปัญหานี้มักเกิดขึ้นในลักษณะเช่น:
- แต่ละฝ่ายใช้ภาษาหรือคำศัพท์เฉพาะของตนเอง โดยไม่แปลให้เข้าใจตรงกัน
- มีเป้าหมายหรือข้อจำกัดที่ขัดกัน เช่น ฝ่ายบัญชีเน้นความถูกต้อง ฝ่ายการตลาดเน้นความเร็ว
- มีอคติจากประสบการณ์เดิม ทำให้การฟังกันน้อยลง
- ขาดผู้นำหรือผู้ประสานที่มีทักษะในการเจรจาและจัดลำดับความสำคัญ
เมื่อการสื่อสารไม่ชัดเจน ความขัดแย้งและการทำงานซ้ำซ้อนจึงเกิดขึ้น
หากไม่สามารถบริหารความต่างของมุมมองได้ดี อาจเกิดผลกระทบ เช่น:
- โปรเจกต์ล่าช้า เพราะต้องกลับมาแก้ความเข้าใจผิดบ่อยครั้ง
- แต่ละฝ่ายรู้สึกว่าตนเองไม่ได้รับความร่วมมือ
- เกิดความตึงเครียดในทีมงานหรือระหว่างหน่วยงาน
- คุณภาพของงานลดลง เพราะไม่มีใครกล้าตัดสินใจหรือขอความช่วยเหลือ
แนวทางรับมือ: ใช้ทักษะการฟังอย่างตั้งใจ และวางกรอบการสื่อสารอย่างมืออาชีพ
แม้จะอยู่ในสถานการณ์ที่ต่างฝ่ายต่างมุมมอง คุณสามารถรับมือได้ด้วยแนวทางเหล่านี้:
- ฟังอย่างตั้งใจ ไม่เพียงแค่ “ฟังคำพูด” แต่พยายามเข้าใจ “มุมคิด” ที่อยู่เบื้องหลัง
- สรุปความเข้าใจของคุณออกมาให้คู่สนทนายืนยันกลับ เพื่อป้องกันความคลาดเคลื่อน
- หาจุดร่วมก่อนเจาะจงจุดต่าง แล้วบริหารความต่างด้วยเหตุผลและหลักฐาน
- กำหนดรูปแบบการประชุมหรืออัปเดตที่ชัดเจน เช่น มีสรุปกลาง ใช้ภาพประกอบ หรือกำหนดคำศัพท์ร่วมกัน
- หากจำเป็น อาจเสนอให้มีผู้ประสานงานกลางที่ไม่มีอคติ
การสื่อสารที่ดีไม่ใช่เพียงพูดเก่ง แต่คือความสามารถในการทำให้ “ทุกฝ่ายเดินไปด้วยกันได้” แม้จะเห็นต่างกันในรายละเอียด
คุณสามารถเป็นสะพานที่เชื่อมความต่างได้ โดยไม่ต้องเป็นผู้รู้ทุกเรื่อง
บทบาทของผู้ประสานงานที่มีทักษะการสื่อสารที่ดี มีคุณค่ามากในการทำให้งานเดินหน้า และบรรยากาศการทำงานราบรื่นขึ้นแม้ในสถานการณ์ที่ซับซ้อน
หากคุณกำลังรู้สึกว่า ต้องรับมือกับความต่างของแต่ละฝ่าย อย่างเหนื่อยหน่าย ลองปรับวิธีฟังและวางโครงสร้างการพูดคุยใหม่ แล้วคุณจะพบว่า ความต่างสามารถกลายเป็นพลังของงานได้