จัดลำดับความสำคัญของงาน: ส่งมอบผลงานที่ตอบโจทย์และมีประสิทธิภาพ
ในช่วงทดลองงาน หลายคนอาจเจอกับงานที่หลั่งไหลเข้ามาหลากหลายรูปแบบ ทั้งงานประจำ งานด่วน งานที่ยังไม่เคยทำ และงานที่ต้องรอข้อมูล การจัดลำดับความสำคัญจึงเป็นทักษะที่จำเป็นอย่างยิ่ง เพื่อให้คุณส่งมอบผลงานได้อย่างตรงเป้าและไม่พลาดในสิ่งสำคัญ
งานไม่เท่ากันในทุกแง่มุม แม้ใช้เวลาเท่ากัน
- บางงานอาจใช้เวลาไม่มาก แต่สร้างผลกระทบเชิงบวกกับทีมได้สูง
- บางงานอาจดูสำคัญ แต่หากยังไม่มีข้อมูลครบ ก็อาจต้อง “พักไว้” อย่างมีเหตุผล
- ความเร่งด่วน ≠ ความสำคัญ → ต้องแยกให้ออกว่าอะไร “ต้องรีบ” และอะไร “ต้องแม่น”
ใช้แนวคิด Eisenhower Matrix ช่วยจัดลำดับงาน
แบ่งงานออกเป็น 4 กลุ่ม:
- เร่งด่วนและสำคัญ → ทำทันที
- ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ → วางแผนและจองเวลาไว้
- เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ → พิจารณาให้ทีมอื่นช่วยหรือขอคำแนะนำ
- ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ → ตัดออกหรือเลื่อนไปเมื่อมีเวลาว่าง
ถามตัวเองก่อนเริ่มงานแต่ละวัน
- “งานไหนมีผลต่อภาพลักษณ์ของฉันในสายตาหัวหน้า?”
- “งานไหนเกี่ยวข้องกับ KPI ของทีมโดยตรง?”
- “งานไหนหากไม่เสร็จทัน จะกระทบคนอื่นหรือกระบวนการต่อเนื่อง?”
ตัวอย่างการจัดลำดับงานใน 1 วัน
สมมุติคุณมี 4 งานดังนี้:
- 1. เขียนรายงานสรุปส่งก่อน 15.00 น. → เร่งด่วนและสำคัญ
- 2. เตรียม presentation ที่จะใช้ในสัปดาห์หน้า → ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ
- 3. ช่วยเพื่อนทำ slide ที่ยังไม่แน่ชัดว่าใช้เมื่อไร → เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ
- 4. อ่านบทความใน newsletter → ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ
การเห็นภาพนี้ชัด จะช่วยให้คุณตัดสินใจว่าอะไรควรลงมือทำก่อนโดยไม่ลังเล
วางแผนล่วงหน้า ไม่ใช่แค่ทำตามคิว
- ทุกเช้า: ใช้เวลา 10 นาทีวางแผน 3 งานที่ “ต้องทำให้เสร็จ” ในวันนั้น
- ทุกเย็น: สรุปว่าอะไรคือลำดับใหม่ที่ควรทำในวันถัดไป
- เมื่อมีงานใหม่เข้ามา: ถามก่อนว่า “ด่วนแค่ไหน”, “มี deadline หรือไม่”, “กระทบงานอื่นไหม”
การจัดลำดับความสำคัญ คือวิธีเปลี่ยนความวุ่นวายให้กลายเป็นผลงานที่จับต้องได้ คนที่วางแผนก่อนทำ มักเป็นคนที่ส่งมอบงานได้ตรงเวลา มีคุณภาพ และไม่ตกหล่นแม้จะเจองานหลายด้านพร้อมกัน