เลือกวิธีสื่อสารที่เหมาะสม: ปรับสไตล์ให้เข้ากับแต่ละบุคคลและบริบท
การสื่อสารเป็นหัวใจสำคัญของการทำงานร่วมกัน โดยเฉพาะในช่วงทดลองงานที่คุณยังใหม่ต่อทีมและวัฒนธรรมองค์กร หากคุณสามารถสื่อสารได้อย่างเหมาะสมกับแต่ละบุคคล จะช่วยสร้างความไว้วางใจ ลดความเข้าใจผิด และทำให้งานเดินหน้าได้อย่างราบรื่น
ไม่ใช่ทุกคนจะสื่อสารเหมือนกัน
- บางคนชอบสื่อสารทางอีเมลเพราะสามารถย้อนกลับมาอ่านได้
- บางคนชอบการพูดตรงๆ เพราะเข้าใจง่ายและเร็ว
- บางคนต้องการบริบทก่อน ส่วนบางคนอยากให้สรุปสั้นๆ เลย
การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพจึงเริ่มจาก “การสังเกต” และ “การปรับตัว”
อ่านสไตล์การสื่อสารของแต่ละคนให้ขาด
- ใครใช้ emoji บ่อย อาจเป็นคนเปิดรับการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ
- ใครตอบอีเมลเร็ว แปลว่าให้ความสำคัญกับช่องทางนี้
- ใครไม่ตอบแชทแต่คุยตัวต่อตัวดีมาก อาจเหมาะกับการประชุมสั้นๆ
คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนตัวเอง แต่ควรยืดหยุ่นเพื่อให้เข้าใจและเข้าถึงกันได้ง่ายขึ้น
เลือกช่องทางให้เหมาะกับเรื่อง
- งานที่ต้องการหลักฐาน → ใช้อีเมลหรือระบบจัดการงาน
- งานที่ต้องการความเข้าใจตรงกันเร็ว → ประชุมสั้นหรือโทร
- แจ้งเตือนทั่วไป → ใช้แชท เช่น LINE, Slack, MS Teams
- ต้องการ feedback → ขอเวลานัดสั้นแบบ one-on-one
โทนคำพูด: ทางการแต่ไม่เย็นชา
- เลือกใช้ถ้อยคำที่ชัดเจน สุภาพ และตรงประเด็น
- หลีกเลี่ยงการใช้ข้อความยาวมากโดยไม่มีโครงสร้าง
- ระวังการใช้คำสั่งโดยไม่ใส่คำขอบคุณหรือเหตุผล
สิ่งเล็กๆ ที่ทำให้การสื่อสารน่าฟัง
- เรียกชื่ออีกฝ่ายในข้อความหรือเวลาพูด
- สรุปความเข้าใจเพื่อให้แน่ใจว่าตรงกัน เช่น “เข้าใจว่า... ใช่ไหมครับ?”
- จดประเด็นสำคัญของแต่ละคนไว้ เพื่อนำไปใช้ในอนาคต
การเลือกวิธีสื่อสารให้เหมาะสมกับแต่ละบุคคล เป็นทั้งทักษะและความใส่ใจที่ช่วยให้คุณทำงานร่วมกับทีมได้ราบรื่น เป็นธรรมชาติ และได้รับการยอมรับเร็วขึ้นโดยไม่ต้องพยายามมากเกินไป