ฝึกฟังเชิงลึกและการจดบันทึก: สร้างความน่าเชื่อถือในการสื่อสาร
ในช่วงทดลองงาน สิ่งที่สร้างความประทับใจได้ดีที่สุดอาจไม่ใช่คำพูดของคุณ แต่อาจเป็น “วิธีที่คุณฟัง” และ “สิ่งที่คุณจดจำและนำไปใช้” การฟังอย่างลึกซึ้งควบคู่กับการจดบันทึกที่มีระบบ จึงกลายเป็นเครื่องมือสำคัญในการสร้างภาพลักษณ์ว่า “คุณใส่ใจและรับผิดชอบจริง”
การฟังเชิงลึกคืออะไร?
- คือการตั้งใจฟังโดยไม่ขัด ไม่ข้าม และไม่ตัดสินทันที
- พยายามเข้าใจสิ่งที่อีกฝ่ายพูดทั้งในระดับเนื้อหาและเจตนา
- ไม่เพียงแต่ฟังว่า “ต้องทำอะไร” แต่ฟังว่า “เพราะอะไรจึงต้องทำเช่นนั้น”
ตัวอย่างสิ่งที่ควรจับจากการฟัง
- คำสำคัญหรือคำที่เจอบ่อย: เช่น “ตาม deadline”, “ต้องการภาพรวมก่อนลงรายละเอียด”
- ลำดับขั้นตอนของงาน: เรียงลำดับก่อน-หลังให้ถูกต้อง
- ประเด็นที่เจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานให้ความสำคัญเป็นพิเศษ
ใช้การจดเพื่อย้ำความตั้งใจ และลดข้อผิดพลาด
- จดบันทึกอย่างย่อในรูปแบบของ Bullet point
- ใช้สัญลักษณ์ช่วยแยกประเด็น เช่น ● สำหรับงานหลัก / ✦ สำหรับสิ่งที่ต้องติดตาม
- หลังประชุมหรือพูดคุย ลองสรุปส่งกลับ (recap) ทางแชทหรืออีเมลสั้นๆ
ทำไมการจดจึงสร้างความน่าเชื่อถือ
- แสดงถึงความใส่ใจในรายละเอียด
- ช่วยให้คุณถามคำถามในจุดที่เหมาะ ไม่ถามซ้ำ หรือถามผิดจังหวะ
- ป้องกันการลืมหรือเข้าใจผิดเมื่อเริ่มทำงานจริง
ข้อควรระวังเกี่ยวกับการจด
- หลีกเลี่ยงการจดทุกคำจนลืม “ฟัง”
- ไม่ควรใช้มือถือจดแบบเงียบๆ หากทำให้ดูเหมือนไม่มีส่วนร่วม
- เลือกใช้เครื่องมือที่คุณถนัด เช่น สมุดจด, Tablet, หรือ App สำหรับบันทึก
การฟังและการจด ไม่ใช่เรื่องพื้นฐานที่ใครก็ทำได้เหมือนกัน แต่คือทักษะที่ฝึกได้ และจะกลายเป็นเสน่ห์เงียบของคุณในสายตาของทีมและหัวหน้า โดยเฉพาะในช่วงทดลองงานที่ “ความไว้วางใจ” มักเริ่มต้นจากสิ่งเล็กๆ ที่คนสังเกตได้