เอกสารและข้อมูลสำคัญที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน
หลังจากตอบรับข้อเสนอการทำงานแล้ว ขั้นตอนต่อไปที่สำคัญไม่แพ้กันคือการเตรียมเอกสารและข้อมูลต่าง ๆ เพื่อส่งให้กับฝ่ายบุคคลหรือ HR สำหรับการขึ้นทะเบียนเป็นพนักงานใหม่ หากคุณเตรียมสิ่งเหล่านี้ไว้ให้ครบถ้วนและถูกต้องตั้งแต่แรก จะช่วยให้ขั้นตอน onboarding เป็นไปอย่างราบรื่น ไม่ล่าช้า และไม่เกิดปัญหาภายหลัง
เอกสารทั่วไปที่ใช้ในกระบวนการจ้างงาน
แม้แต่ละองค์กรอาจมีรายละเอียดปลีกย่อยแตกต่างกัน แต่โดยทั่วไปแล้ว เอกสารพื้นฐานที่มักต้องใช้มีดังนี้:
- สำเนาบัตรประชาชน – ใช้สำหรับยืนยันตัวตน
- สำเนาทะเบียนบ้าน – ใช้สำหรับการยื่นประกันสังคมและข้อมูลภายใน
- วุฒิการศึกษา – สำเนาปริญญาบัตร หรือใบรับรองการจบการศึกษา
- รูปถ่าย – ขนาดตามที่ระบุ โดยทั่วไปคือ 1 นิ้ว หรือ 2 นิ้ว
- ใบรับรองแพทย์ – ต้องออกภายใน 1 เดือน และระบุว่าสามารถปฏิบัติงานได้
- ใบผ่านงาน หรือหนังสือรับรองการทำงาน (ถ้ามี)
- หนังสือรับรองการเกณฑ์ทหาร หรือ สด.9 / สด.43 (สำหรับผู้ชาย)
ข้อมูลอื่นที่ HR อาจขอเพิ่มเติม
นอกจากเอกสารทั่วไป องค์กรอาจขอข้อมูลส่วนตัวเพิ่มเติมเพื่อใช้ในระบบภายในหรือยื่นเรื่องกับหน่วยงานภายนอก เช่น:
- ชื่อและข้อมูลของผู้ติดต่อฉุกเฉิน
- บัญชีธนาคารที่ต้องการให้โอนเงินเดือน (ชื่อบัญชีควรตรงกับชื่อในบัตรประชาชน)
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี และสำเนาทะเบียนผู้เสียภาษี (กรณีต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย)
- ข้อมูลเกี่ยวกับการขอลดหย่อนภาษี เช่น บุตร บิดามารดา คู่สมรส
- การเลือกใช้สิทธิประกันสังคม (เช่น รพ.ที่ต้องการใช้สิทธิ)
เทคนิคการจัดเตรียมให้พร้อมและประหยัดเวลา
- เตรียมไฟล์เอกสารสำคัญในรูปแบบ PDF หรือ JPEG เก็บไว้ใน Google Drive หรือ Cloud ส่วนตัว
- ตั้งชื่อไฟล์ให้ชัดเจน เช่น “ID_card.pdf”, “Transcript_Nakornchai.pdf”
- หากยังไม่ได้รับเอกสารบางอย่าง เช่น วุฒิการศึกษา ให้แจ้งฝ่าย HR ล่วงหน้า
- ตรวจสอบวันหมดอายุของเอกสาร เช่น ใบรับรองแพทย์ ควรออกใหม่ก่อนส่ง
เอกสารที่อาจเกี่ยวข้องกับสัญญาจ้าง
ก่อนวันเริ่มงาน HR อาจให้คุณเตรียมตัวสำหรับการเซ็นสัญญาจ้าง ซึ่งอาจมี:
- เอกสารสัญญาจ้างอย่างเป็นทางการ
- เอกสารแนบท้าย เช่น ระเบียบองค์กร นโยบายการลา วันหยุด วันทำงาน
- แบบฟอร์มยินยอมให้หักเงิน เช่น เบี้ยเลี้ยงล่วงหน้าหรือเงินประกันอุปกรณ์
- แบบฟอร์มขอข้อมูลเพิ่มเติม เช่น ประวัติสุขภาพ ประวัติการทำงาน
ควรเก็บสำเนาเอกสารไว้ด้วย
ทุกครั้งที่ส่งเอกสารใด ๆ ให้กับ HR ควร:
- เก็บสำเนาไว้กับตัวเองหรือใน Cloud
- ตรวจสอบว่ามีลายเซ็นหรือการรับรองสำเนา (ถ้ามี)
- ขอรายชื่อเอกสารที่ต้องส่งทั้งหมดล่วงหน้า เพื่อไม่ให้ตกหล่น
การเตรียมเอกสารและข้อมูลส่วนตัวอย่างรอบคอบ คือส่วนหนึ่งของความเป็นมืออาชีพ และช่วยให้คุณเริ่มต้นงานได้อย่างราบรื่น ไม่เกิดปัญหาซ้ำซ้อน หรือความล่าช้าในเรื่องระบบภายในองค์กร เป็นจุดเล็ก ๆ ที่สร้างความประทับใจให้กับ HR ได้ตั้งแต่ก่อนเริ่มงานจริงค่ะ