แผนกจัดซื้อจัดหา (Purchasing & Procurement)

ทุกองค์กรต้องใช้วัตถุดิบหรือบริการจากภายนอกเพื่อดำเนินธุรกิจ แผนกจัดซื้อจัดหาจึงมีบทบาทสำคัญในการเลือกแหล่งที่มาที่คุ้มค่าและเชื่อถือได้ บทความนี้จะพาคุณไปรู้จักกับหน้าที่ของแผนกนี้ และแนะแนวเส้นทางอาชีพสำหรับผู้ที่สนใจสายงานที่เกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ การเจรจา และการตัดสินใจอย่างรอบคอบ

หน้าที่หลักของแผนกจัดซื้อจัดหา

หน้าที่ของแผนกจัดซื้อจัดหา คือการสรรหา คัดเลือก และบริหารซัพพลายเออร์ที่จัดหาสินค้าหรือบริการให้กับองค์กร โดยคำนึงถึงคุณภาพ ราคา เงื่อนไขการชำระเงิน ระยะเวลาในการส่งมอบ และความน่าเชื่อถือในระยะยาว แม้หลายคนมักเรียกรวมว่า “จัดซื้อจัดหา” หรือใช้คำว่า Purchasing กับ Procurement แทนกันไปมา แต่ในความหมายที่ใช้ในทางวิชาชีพและในองค์กรขนาดใหญ่ สองคำนี้มีบทบาทที่แตกต่างกันเล็กน้อย: Purchasing คือกระบวนการจัดซื้อในเชิงปฏิบัติ เช่น การขอใบเสนอราคา ออกใบสั่งซื้อ ตรวจรับสินค้า และชำระเงิน มักเน้นที่ขั้นตอนสั่งซื้อซ้ำ ๆ ให้รวดเร็วและแม่นยำ Procurement คือการจัดหาในเชิงกลยุทธ์ เช่น การวิเคราะห์ความต้องการสินค้าในระยะยาว การเลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสม การเจรจาสัญญา และการประเมินความเสี่ยง กล่าวง่าย ๆ ว่า Purchasing คือ “ซื้อ” ส่วน Procurement คือ “คิดและวางแผนก่อนซื้อ” ทั้งสองบทบาทต่างก็มีความสำคัญในสายงานนี้ โดยเฉพาะในองค์กรที่ต้องบริหารทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพและต่อเนื่อง

ตัวอย่างตำแหน่งในแผนกนี้

Purchasing Officer, Procurement Specialist, Strategic Sourcing Analyst, Buyer, Procurement Manager, Vendor Relationship Manager หลายตำแหน่งในแผนกนี้ต้องประสานงานกับทั้งภายในและภายนอกองค์กร จึงต้องมีทักษะรอบด้าน

ทักษะที่จำเป็น

งานจัดซื้อจัดหาไม่ได้แค่ “สั่งของให้ครบ” แต่คือการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่จะส่งผลต่อคุณภาพ ต้นทุน และความสามารถในการแข่งขันขององค์กร ทักษะที่ควรมี ได้แก่: การวิเคราะห์ข้อมูลราคาต้นทุน ทักษะเจรจาต่อรองและการบริหารความสัมพันธ์ การทำเอกสารและสัญญาอย่างเป็นระบบ ความรู้เบื้องต้นด้านกฎหมายจัดซื้อและจริยธรรมในการทำธุรกิจ ความสามารถในการใช้ระบบ ERP หรือ Procurement Software

สายอาชีพนี้เหมาะกับใคร

งานนี้เหมาะกับผู้ที่มีความละเอียดรอบคอบ ชอบวิเคราะห์ ชอบเปรียบเทียบทางเลือกหลายด้าน และสามารถตัดสินใจได้อย่างมีหลักการ หากคุณมีนิสัยใจเย็น มีทักษะสื่อสารที่ดี และมองเห็น “มูลค่า” มากกว่าแค่ “ราคา” งานในแผนกนี้อาจเหมาะกับคุณอย่างมาก

เส้นทางการเติบโตในสายนี้

ผู้ที่เริ่มต้นจากตำแหน่ง Purchasing Officer หรือ Buyer มักจะได้เรียนรู้กระบวนการพื้นฐานทั้งหมด จากนั้นสามารถเติบโตเป็น Procurement Manager, Strategic Sourcing Lead หรือแม้กระทั่ง Category Manager ที่รับผิดชอบหมวดหมู่สินค้าเฉพาะ บางคนยังขยับไปทำงานในบทบาทด้าน Supply Chain Strategy หรือเป็นผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรมเฉพาะทาง เช่น การจัดซื้อสำหรับอุตสาหกรรมการแพทย์หรืออิเล็กทรอนิกส์

สิ่งที่ควรรู้ก่อนเริ่มต้น

คุณอาจต้องทำงานกับเอกสารและระบบมากกว่าที่คาดไว้ เช่น การออกใบสั่งซื้อ การตรวจสอบการส่งมอบ และการเปรียบเทียบใบเสนอราคา หากคุณไม่ถนัดเรื่องรายละเอียดเล็ก ๆ งานในสายนี้อาจเป็นความท้าทาย แต่ถ้าคุณชอบการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล และต้องการฝึกทักษะด้านกลยุทธ์และการเจรจาในโลกธุรกิจจริง งานนี้ถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี

แผนกจัดซื้อจัดหา คือด่านหน้าสำคัญในการทำให้ธุรกิจเดินหน้าได้อย่างคุ้มค่าและยั่งยืน หากคุณกำลังมองหางานที่รวมทั้งความสามารถในการวางแผน วิเคราะห์ และการติดต่อประสานงานไว้ในบทบาทเดียว ลองสำรวจโอกาสในแผนกนี้ดู อาจเป็นเส้นทางอาชีพที่เหมาะกับคุณ